Составляем бухгалтерскую справку

2466
Чиркова Е. Ю.
ЗАО «2К Аудит – Деловые консультации/Морисон Интернешнл», старший консультант департамента налогового консультирования и разрешения налоговых споров
При проведении инвентаризации может выясниться, что на определенные операции не хватает оправдательных документов. В таком случае ситуацию может спасти бухгалтерская справка. Как показывает практика, в судебных спорах такой документ нередко помогает отстоять правомерность учета расходов.

Реквизиты бухгалтерской справки

Нормативные акты по бухгалтерскому учету не содержат такого понятия, как «бухгалтерская справка». И как ни странно, в этом случае на помощь приходит Налоговый кодекс РФ, который в статье 313 приравнивает бухгалтерскую справку к первичным документам. А раз бухгалтерская справка признается первичным документом, на нее распространяются все правила оформления и составления первички.

Поскольку форма бухгалтерской справки не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, организациям предоставляется возможность самостоятельно разработать ее, закрепив собственную форму в учетной политике по бухгалтерскому учету. При этом справка должна содержать следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»):

– наименование документа (бухгалтерская справка или бухгалтерская справка-расчет);

– дата ее составления;

– наименование организации;

– содержание операции;

– измерители операции;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение и правильность оформления операции;

– личные подписи ответственных лиц.

Если же в справке не указать какой-либо обязательный реквизит, то в случае спора с налоговиками организация даже в суде не сможет отстоять правомерность своих затрат. Подтверждает это постановление ФАС Уральского округа от 7 сентября 2009 г. Ф09-6676/09-С3. Там рассматривается ситуация, когда фермерское хозяйство не смогло доказать правомерность учета убытка, поскольку документ не содержал такого реквизита, как дата составления.

В каких случаях составляют справку

Бухгалтерские справки по своей сути уточняющие документы, поэтому и составляются они для раскрытия полной информации о каком-либо факте хозяйственной деятельности сельхозпредприятия. Чаще всего справка бухгалтера оформляется для внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет, а также для различного рода расчетов: сумм ежемесячной амортизации, величины затрат по плану, себестоимости сельскохозяйственной продукции и т. д.

Исправление ошибок

Порядок исправления ошибок в бухучете установлен ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утверждено приказом Минфина России от 28 июня 2010 г. № 63н). И хотя применение бухгалтерской справки данным положением не предусмотрено, это все же целесообразно делать.

Пример.
Бухгалтер ООО «Курочка ряба» (фирма занимается выращиванием бройлерной птицы) обнаружил ошибку в сумме начисленной амортизации основных средств (аппарата по смешиванию комбикормов). Согласно расчету величина амортизации составила 15 000 руб. Однако на расходы было списано 35 000 руб. В этом случае бухгалтеру необходимо сделать следующую запись: ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02


20 000 руб.– сторнирована излишне начисленная сумма амортизации.

А вот основанием такой записи как раз и послужит бухгалтерская справка, подписанная главбухом.

В справке лучше привести как можно больше информации, чтобы было понятно, почему и какие суммы можно принять к учету. >|К справке не лишним будет приложить ксерокопии документов, из которых следует, что исправление нужно было внести.|<

Часто подобные письменные комментарии помогают убедить арбитров в правоте налогоплательщиков. В ряде случаев с помощью справок удалось избежать санкций за неполную уплату НДС (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15 ноября 2005 г. № Ф04-9333/2005(16763-А27-19)).

Также справки об исправлении ошибок помогли организации не платить штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в виде неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций (постановление ФАС Поволжского округа от 31 марта 2005 г. № А55-7002/04-44). >|Размеры штрафов, предусмотренные статьей 120 Налогового кодекса РФ, были увеличены со 2 сентября 2010 года (подробно об этом – в журнале «Учет в сельском хозяйстве» № 11, 2010, стр. 26).|<

Предварительный расчет

Бухгалтерская справка может понадобиться и при сложных подсчетах. К примеру, она подтвердит расчет:

– себестоимости продукции;

– суммы процентов по полученным (выданным) кредитам и займам. В справке нужно указать реквизиты договора, сумму кредита или займа, процентную ставку, срок договора, период, за который начисляются проценты;

– суммы НДС, ранее принятой к вычету и подлежащей восстановлению;

– суммы пособия по временной нетрудоспособности. В этом случае справка прикладывается к больничному.

Отсутствие документов

В деятельности организации может возникнуть ситуация, когда точно известно, что доход или расход есть, но подтверждающие документы отсутствуют. Например, если есть договор, который позволяет оценить сумму расхода, а суммы по договору перечислены. Тогда в бухучете их можно отразить на основании справки. А уже после поступления документов они уточняются (при необходимости). При восстановлении НДС при передаче основных средств в качестве вклада в уставный капитал передающая сторона должна зарегистрировать в книге продаж счет-фактуру, на основании которого НДС ранее был принят к вычету. Если у организации отсутствует счет-фактура в связи с истечением срока хранения, то в книге продаж можно зарегистрировать справку бухгалтера, в которой отражена сумма налога, исчисленная с остаточной (балансовой) стоимости активов (без учета переоценки), передаваемых в качестве вклада в уставный капитал. Правомерность использования справок в такой ситуации подтверждает и Минфин России (письмо от 20 мая 2008 г. № 03-07-09/10). Обратите внимание: на основании одной справки (без подтверждающих документов) расходы, как правило, учитывают лишь в бухгалтерском (а не налоговом) учете.Важно запомнить

Бухгалтерская справка является необходимым документом для сельскохозяйственной организации, которая поможет не только зафиксировать сложные бухгалтерские расчеты, но и исправить выявленные ошибки.


ООО «Курочка ряба» «07» сентября 2010 г.

Бухгалтерская справка


Содержание
операции

Сумма операции (руб.)

фактическая

верная

исправительная

Начислена
амортизация объекта основных средств (аппарата по смешиванию комбикормов) за август 2010 года

35 000

15 000

20 000



Примечание.

В результате технической ошибки была излишне начислена амортизация по основным средствам за август 2010 года в размере 20 000 руб. Ошибка выявлена в сентябре 2010 года. Исправления на счета бухгалтерского учета внесены сторнирующей записью: «Дебет 20 Кредит 02».

Бухгалтер Иванова /Иванова М. В./
подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер Рыбакова /Рыбакова И. И./
подпись расшифровка подписи


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62333 от 03.07.2015;

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль