text
Учет в сельском хозяйстве

Проверяем, правильно ли составлен авансовый отчет

  • 2 сентября 2011
  • 4089
Автор: Адеева С. П.
ООО «Аудиторская фирма “Паритет”», генеральный директор

Авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме. Но добавить при необходимости дополнительные реквизиты можно. Таково мнение финансистов. О том, как правильно заполнить авансовый отчет и какие документы работник представит с ним, наша статья.

Можно ли разработать форму самостоятельно

Унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», которая утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, обязательна к применению юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений) и предназначена для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Форма № АО-1 является обязательным документом не только для целей бухгалтерского учета, но и для налогового учета. Реквизиты, предусмотренные в данной форме, обязательны для заполнения. И если они не заполнены, документ не имеет юридической силы.

Но может ли предприятие разработать самостоятельно формы авансовых отчетов, руководствуясь особенностями хозяйственной деятельности и в целях обеспечения полноценного управленческого учета? На этот вопрос ответили финансисты в письме от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414. Так, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таким образом, чтобы не столкнуться с претензиями налоговиков при списании расходов в налоговом учете, авансовый отчет должен быть составлен по унифицированной форме, дополненной при необходимости нужными реквизитами. При этом вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Например, утверждены в учетной политике.

Порядок сдачи и хранения авансового отчета

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) сказано следующее. Подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Порядок хранения авансовых отчетов каждое предприятие выбирает для себя самостоятельно. Как правило, обработанные авансовые отчеты с приложением оправдательных документов подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке помесячно либо поквартально в зависимости от объема документов.

Если аванс работнику не выдают

Бывают и такие ситуации, когда сельхозпредприятие не выдает работникам аванс при отправлении в командировку. При этом работодатель возмещает потраченные средства по факту (по возвращении из командировки). Допустимо ли это и не противоречит ли нормам законодательства?

Обвинить предприятие в нарушении норм законодательства нельзя, поскольку Порядком ведения кассовых операций(п. 10, 11) установлен порядок и пределы выдачи денежных средств под отчет, но не обязанность организации по их выдаче. Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, порядок возмещения расходов на командировки устанавливается только коллективным договором или локальным нормативным актом. Соответственно, если такой порядок установлен в названных документах, работодатель вправе отправить работника в служебную командировку и без выдачи аванса.

Однако в этом случае работник не может квалифицироваться как подотчетное лицо. А значит, требование, предусмотренное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций о предъявлении в бухгалтерию авансового отчета не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки, является необоснованным.

Для тех случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванса не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. В данной ситуации организация сама в учетной политике должна определить порядок учета и установить форму отчета о произведенных расходах (можно выбрать форму, аналогичную унифицированной форме № АО-1).

Если сельхозпредприятие на практике применяет такую форму расчетов с работником, то подойти к этому вопросу нужно серьезно. Ведь в случае если работнику, например, не выдан аванс, а он на свои деньги приобретет какие-либо материалы, квалифицировать такую ситуацию можно как приобретение у физического лица материальных ценностей. А значит, у работника появляется налогооблагаемый доход, а у предприятия – сложности с вычетом НДС, если документы на приобретенные материалы содержат информацию о НДС в их стоимости.

Заполнение авансового отчета

На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо регистрирует документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, акты выполненных работ и другие оправдательные документы), и суммы произведенных затрат по каждому документу. При этом все приложенные к отчету документы нумеруются в порядке их записи в авансовый отчет (графа 1). В авансовом отчете фиксируются следующие реквизиты первичных документов:

– в графе 2 – дата первичного документа;

– в графе 3 – номер первичного документа;

– в графе 4 – наименование документа;

– в графе 5 – стоимостное выражение, заявленное в первичном документе.

Обратите внимание: чеки ККМ и товарные чеки (каждый сам по себе) являются отдельным оправдательным документом. А значит, нумероваться и регистрироваться в авансовом отчете каждый должен отдельно.

Однако, как правило, к кассовому чеку прилагается товарный в подтверждение оплаты и покупки одних и тех же ТМЦ, поэтому, если регистрировать каждый документ с указанием суммы, будет задваиваться итоговая сумма по авансовому отчету. Указания по заполнению формы № АО-1 не содержат никаких разъяснений по данному вопросу.

При этом требование о том, что работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета перечень подтверждающих документов, в том числе и чеки ККМ, и товарные чеки, остается. Поэтому, по мнению автора, порядок записи должен быть следующим:

– зарегистрировать товарный чек в отдельной строке (отдельный порядковый номер);

– зарегистрировать чек ККМ в отдельной строке (отдельный порядковый номер);

– сумму расхода указать только напротив одного из чеков.

Пример.
ООО «АГРОМИР» направляет зоотехника Привалова И. М. 15 августа 2011 года в командировку в г. Москву для приобретения ветпрепаратов и запчастей для сельхозоборудования сроком на два дня. Из кассы организации выданы денежные средства в размере 20 000 руб. Работник приобрел железнодорожные билеты стоимостью 1550 руб. каждый. Стоимость проживания в гостинице г. Москвы подтверждается счетом формы № 3-Г и кассовым чеком на сумму 2600 руб. Приказом руководителя норма суточных в г. Москве установлена в размере 1000 руб. в сутки. Приобретены ветпрепараты на сумму 9300 руб. в аптечной сети. Приобретены запасные части для сельхозоборудования на сумму 3000 руб.

Авансовый отчет представлен в бухгалтерию 19 августа с приложением командировочного удостоверения, отчета о командировке, железнодорожных билетов, счета и кассового чека из гостиницы, товарного и кассового чеков на приобретение ветпрепаратов, товарной накладной (№ ТОРГ-12), счета-фактуры и кассового чека на приобретение запасных частей для сельхозоборудования. Важно запомнить

Для подтверждения расходов в бухгалтерском и налоговом учете сельхозпредприятие должно иметь представленный работником авансовый отчет. Он должен быть составлен по унифицированной форме. Удалять обязательные реквизиты из данной формы нельзя, а вот добавить дополнительные можно, утвердив доработанную форму в учетной политике. Помимо авансового отчета работник должен представить оправдательные документы, подтверждающие понесенные расходы. Это могут быть командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, акты выполненных работ и другие.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.