Оформляем документы по транспортным расходам

2749
Шестакова Е. В.
ООО «Актуальный менеджмент», генеральный директор, к. э. н.
В письме Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123 разъяснено, какие документы необходимы для учета транспортных расходов в рамках различного вида перевозок. О том, что это за документы, когда они применяются – в статье.

В каком порядке принимаются расходы

Если сырье или материалы доставляются собственным транспортом сельхозпредприятия, то такие расходы формируют фактическую стоимость МПЗ. Основание – пункт 2 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

В случае когда хозяйство пользуется услугами перевозчика, то затраты можно относить к материальным затратам. Это позволяет делать подпункт 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Порядок признания таких расходов является элементом учетной политики. Им может быть:

– дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;

– дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;

– последнее число отчетного (налогового) периода.

Иной порядок налогового учета будет применяться, если перевозкой грузов занимается работник на собственном автотранспорте, а затем сельскохозяйственное предприятие компенсирует ему расходы.

Суммы компенсации за использование легкового автомобиля работника включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Основание для этого – подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

А именно:

– при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц;

– при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.

Бывает, что транспорт используется в рамках представительских мероприятий. Затраты в этом случае можно учесть в качестве представительских расходов на основании пункта 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.При этом данные расходы являются нормируемыми.

Обратите внимание: представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Какие подтверждающие документы использовать

Сложность в подтверждении расходов заключается в том, что в законодательстве не определен четкий перечень документов, с помощью которых возможно подтвердить транспортные расходы. Вместе с тем перечень подтверждающих документов может различаться в зависимости от вида перевозок. Рассмотрим ключевые моменты.

Товарно-транспортная накладная обязательна

Из письма Минфина России от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/744 можно сделать вывод, что основным подтверждающим документом является товарно-транспортная накладная. Согласно постановлению Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом предназначена товарно-транспортная накладная ( форма № 1-Т).

При этом товарно-транспортная накладная выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах, один из которых после фактического осуществления перевозки груза перевозчиком предъявляется грузоотправителю (заказчику) и служит основанием для расчета за оказанные транспортные услуги. Таким образом, так как товарно-транспортная накладная служит для учета транспортной работы и расчетов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов, то ее наличие у организации является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов.

Из статьи 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» следует, что транспортная накладная – документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза.

То, когда этот документ составляется наравне с накладной по форме № 1-Т, чиновники разъяснили в письме Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123.

Итак, если хозяйство заключает договор перевозки груза, то оформляется как транспортная накладная, так и накладная формы № 1-Т.

В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада грузоотправителя, то транспортная накладная не составляется. Поскольку услуги по перевозке не оказываются. Затраты на перевозку груза и факт его транспортировки в данном случае подтверждаются путевым листом на транспортное средство.

Ну а если грузоотправитель самостоятельно доставляет товар до склада покупателя (без заключения отдельного договора), то в данном случае все равно возникают гражданско-правовые отношения по оказанию услуг по перевозке. Это связано с необходимостью согласования условий и стоимости перевозки груза, а также места и даты доставки. Затраты хозяйства на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки подтверждаются в данном случае как транспортной накладной, так и накладной формы № 1-Т.

Как подтвердить расходы на бензин

Организация, не являющаяся автотранспортной, вправе подтверждать расходы на горюче-смазочные материалы самостоятельно разработанным путевым листом.

Аналогичное мнение о произвольной форме путевых листов с указанием перечисленных в приказе Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 реквизитов выражено в письмах Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, УФНС по г. Москве от 30 декабря 2009 г. № 16-15/139308.

А также иными подтверждающими документами ( постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10).

А также, например, данными спутниковой системы навигации ГЛОНАСС ( письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Подтверждение представительских расходов

Здесь нужно руководствоваться письмами Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807, УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115.

Среди документов, которые можно использовать для подтверждения представительских расходов, назовем следующие:

1) приказ (распоряжение) руководителя сельскохозяйственной организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;

5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указываются:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дата и место проведения;

– программа мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участники принимающей стороны;

– величина расходов на представительские цели.

Следовательно, если расходы на транспортное обеспечение доставки участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения мероприятия и обратно отмечены в отчете сельскохозяйственного предприятия и подтверждены первичными документами, то их можно учесть при налогообложении.

Бухгалтерский учет транспортных расходов

В бухгалтерском учете затраты на транспортировку грузов также учитываются по-разному в зависимости от назначения транспортировки, вида доставляемых активов.

Рассмотрим разные ситуации.

Расходы на транспортировку материалов

Данные расходы относятся к транспортно-заготовительным расходам. Транспортно-заготовительные расходы включают в себя:

– расходы, связанные с погрузочно-разгрузочными работами;

– расходы на транспортировку;

– командировочные расходы, связанные с заготовкой и доставкой материалов;

– плату за хранение материалов в местах приобретения.

В бухгалтерском учете данные расходы отражают следующей проводкой:ДЕБЕТ 10КРЕДИТ 60 (76, 23, 26 и др.)


– отнесены транспортно-заготовительные расходы на себестоимость материалов.

Транспортные расходы в составе представительских затрат

Общая сумма представительских расходов может включать в себя суммы расходов по транспортному обеспечению. Вбухучете списание подобных расходов будет осуществляться следующим образом:ДЕБЕТ 26КРЕДИТ 76


– отражена сумма представительских расходов;ДЕБЕТ 90 субсчет «Себестоимость продаж»КРЕДИТ 26


– признаны в составе расходов организации представительские затраты.

В перевозке задействован транспорт работника

Для учета расчетов с работником организации при выплате ему компенсации используют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», по кредиту которого и отражается сумма начисленной компенсации. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются в составе прочих расходов по обычным видам деятельности в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

При этом делается проводка:ДЕБЕТ 20, 26КРЕДИТ 73


– списаны расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей.счете 91 >|Компенсационные выплаты, превышающие законодательно установленные нормы, отражаются в составе прочих расходов на субсчет «Прочие расходы».|<

Учет расходов хозяйства на ремонт и бензин

С транспортными расходами неразрывно связаны расходы на горюче-смазочные материалы, например бензин, а также расходы на ремонт автотранспортных средств.

Затраты сельскохозяйственного предприятия на приобретение горюче-смазочных материалов признаются расходами по обычным видам деятельности на основании пунктов5, 7 ПБУ 10/99, если автомобиль используется при производстве и (или) реализации продукции, товаров, работ, услуг.

В бухгалтерском учете будут сделаны записи:ДЕБЕТ 71КРЕДИТ 50


– выданы денежные средства под отчет работнику;ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо»КРЕДИТ 71


– приняты к учету приобретенные горюче-смазочные материалы;ДЕБЕТ 20, 44 и др.КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»


– стоимость израсходованных горюче-смазочных материалов признана в составе расходов по обычным видам деятельности.Также у сельскохозяйственной организации возникают расходы на ремонт:ДЕБЕТ 20, 26КРЕДИТ 10, 70, 69 и др.


– отражены затраты на проведение ремонта автомобиля собственными силами;ДЕБЕТ 20, 26КРЕДИТ 60


– отражены расходы на ремонт автомобиля с привлечением сторонней организации.

Когда нужно будет заплатить «вмененный» налог

Услуги по перевозке грузов (если для этих целей используется не более 20 автомобилей) переводятся на ЕНВД ( подп. 5 п. 2 ст. 346.26 Налогового кодекса РФ). При условии, что данный налоговый режим введен. Уплата ЕНВД зависит от конкретных условий договора поставки. Если в нем прописано, что доставка продукции покупателю является обязанностью продавца и включена в цену товара, то ее не следует считать самостоятельным видом деятельности. И ЕНВД уплачивать не нужно.

Это подтвердили и финансисты в письме от 22 января 2009 г. № 03-11-09/13.

форме № 1-Т


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62670 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль