Как применять универсальные документы

2116
Ушаков Ю. В.
налоговый консультант
ФНС России рекомендовала к применению форму универсального корректировочного документа › |. Ранее налоговики разработали универсальный передаточный документ. О том, как их использовать в работе, поговорим в статье.

Рекомендованные документы

Сведения, отражаемые в передаточных документах, таких как товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132), во многом совпадают с данными счета-фактуры. Поэтому возникла идея совместить их в одной форме и тем самым сократить документооборот компаний. ФНС России сначала разработала и рекомендовала к применению форму универсального передаточного документа (УПД) – приложение № 1 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@. Он заменяет два документа: передаточный акт (например, товарную накладную) и счет-фактуру.

А как быть, если в данные, указанные в УПД, нужно внести коррективы, в частности в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг)? Появилась необходимость в разработке корректирующего документа по аналогии с корректирующим счетом-фактурой. Его форму чиновники предложили в приложении № 1 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86@. Документ получил наименование универсального корректировочного документа (УКД). В нем объединены показатели корректировочного счета-фактуры и первичного учетного (передаточного) документа. Как и для УПД, применение этой формы носит рекомендательный характер.

В каких случаях оформляется корректировочный документ

Специалисты ФНС России в приложении № 2 к письму № ММВ-20-15/86@ привели перечень случаев, когда может применяться УКД.

Так, оформить универсальный корректировочный документ хозяйство может, если:

1) изменена общая стоимость ранее совершенной (и надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) или количества (объема) товаров. При этом предложение о таком изменении должно исходить от компании (продавца) и может требовать согласия покупателя либо нет (если возможность корректировки стоимости была согласована с ним предварительно);

2) задокументировано согласие с претензией покупателя при выявлении им расхождения по количеству и качеству продукции при приемке, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем хозяйства не подписывался.

Когда корректировочный документ применять нельзя

Также налоговики рассмотрели ситуации, в которых оформление универсального корректировочного документа неправомерно:

1) во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур;

2) если стоимость отгрузки изменяется в связи с исправлением ошибки, допущенной в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).

Необходимо выбрать верный статус

Универсальный корректировочный документ содержит в себе поле «Статус», в котором нужно указывать значение «1» или «2» в зависимости от того, в каком качестве применяется форма.

Если предприятие поставит статус «1», то в УКД необходимо отражать все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. При таком статусе универсальный корректировочный документ применяется одновременно в качестве «первички» и корректировочного счета-фактуры. Тогда выставлять еще и корректировочный счет-фактуру организации не требуется.

Если хозяйство указывает в универсальном корректировочном документе статус «2», то это значит, что такой документ используется исключительно в качестве первичного, который подтверждает изменение стоимости ранее отгруженных ценностей.

В данном случае не заполняются (или ставятся прочерки) показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например:

  • «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №… от… с учетом исправления №…от…» (строка 1б);
  • «В том числе сумма акциза» (графа 6);
  • «Налоговая ставка» (графа 7).

Подробное описание каждого из реквизитов универсального корректировочного документа содержится в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/86@.

Отметим, что УКД содержит в себе как обязательные, так и дополнительные реквизиты, которые заполняются по желанию сторон сделки.

Как исправлять универсальный передаточный документ

Подчеркнем, что универсальный корректировочный документ применяется в случае, когда предприятию нужно изменить стоимость отгрузки, потому что поменялась цена или объем товаров.

Если в первоначально выставленном универсальном передаточном документе допущены ошибки, то УКД не составляется. В этой ситуации организация должна внести исправления именно в универсальный передаточный документ.

Порядок исправления УПД зависит от двух факторов:

1) статус документа – «1» или «2» (имеет значение, в каких именно реквизитах допущена ошибка – в показателях счета-фактуры или первичного документа);

2) помешают ли инспекторам ошибки в части счета-фактуры идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, предъявленную сумму НДС (в силу п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ такие ошибки влекут отказ в принятии налога к вычету).

В зависимости от сочетания этих факторов налоговики рекомендуют компаниям придерживаться различных подходов к исправлению ошибок.

Если УПД имеет статус «1»

Рассмотрим несколько возможных ситуаций.

Ситуация 1

Компания допустила ошибку в показателях счета-фактуры и первичного учетного документа. Причем в части счета-фактуры ошибки касаются стоимости товаров и суммы налога, предъявленной покупателю (то есть это те неточности, которые в силу п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ могут повлечь отказ в применении вычета по НДС).

В таком случае организации необходимо:

  • составить новый УПД со статусом «1» по правилам, которые определены пунктом 7 раздела II приложения № 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137;
  • сохранить номер и дату, которые были присвоены УПД до внесения исправлений (строка (1));
  • заполнить строку (1а), в которой нужно указать порядковый номер и дату исправления;
  • в новый экземпляр УПД перенести все показатели, которые не требуют уточнения.

При этом исправленный экземпляр следует дополнить новыми сведениями (которые прежде не были отражены).

Подписывается новый универсальный передаточный документ в том же порядке, в каком был подписан ошибочный.

Следует обратить внимание на то, что последствия исправления ошибок в УПД в целях налога на добавленную стоимость и налога на прибыль будут теми же, как если бы исправлялись отдельный счет-фактура и отдельный первичный учетный документ.

Ситуация 2

Рассмотрим случай, когда хозяйство совершило ошибку в показателях счета-фактуры и (или) одновременно в первичном учетном документе. При этом допущенные неточности не препятствуют вычету НДС. Например, предприятие решило уточнить некоторые данные счета-фактуры (реквизиты грузоотправителя, грузополучателя, номер платежно-расчетного документа, номер таможенной декларации).

Такие ошибки (несмотря на то, что они находятся в поле счета-фактуры) не являются основанием для отказа в принятии НДС к вычету (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ). Но если уточнения необходимо внести, то лучше составить новый исправленный экземпляр универсального передаточного документа. При этом:

  • сохраняются номер и дата, присвоенные УПД до внесения правок (строка (1));
  • заполняется строка (1а). В ней указывается порядковый номер и дата исправления;
  • переносятся все показатели из экземпляра, составленного до внесения корректировок, с указанием по соответствующим позициям новых сведений (первоначально не заполненных) или уточненных;
  • в исправленном экземпляре УПД записывается статус «2» (независимо от того, каким был первоначальный статус).

Поскольку корректировки вносятся с целью исправления УПД только как первичного документа, статус меняется для визуального выделения такой ситуации.

Исправленный УПД повторно не нужно подписывать у руководителя и главбуха (поскольку рассматриваемый случай не связан с исчислением налога на добавленную стоимость и заявлением налогового вычета).

Отметим, что вновь составленный экземпляр не регистрируется в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж.

Ситуация 3

Компания допустила ошибки в показателях, которые относятся только к первичному учетному документу.

В данной ситуации исправить неточности можно в порядке, аналогичном тому, что указан в ситуации 2, а именно составить новый УПД со статусом «2».

Возможен и другой вариант, когда корректировки вносятся как если бы исправлялся отдельный первичный учетный документ. То есть неправильные данные зачеркиваются, а над ними отражается правильная информация.

Исправление УПД со статусом «2»

Как отмечалось выше, УПД со статусом «2» представляет собой первичный учетный документ, а значит, исправления в него должны быть внесены в порядке, установленном статьей 9Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А именно: корректировка должна содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших новый документ, с указанием их фамилий и инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Таким образом, для универсального передаточного документа со статусом «2» специалисты налоговой службы предлагают два варианта корректировки:

1) путем составления нового УПД;

2) путем исправления ошибки непосредственно в тексте документа.

Возможна ситуация, когда операции были ошибочно признаны освобождаемыми от налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 149 Налогового кодекса РФ либо было неправильно определено место реализации продукции. В этом случае УПД первоначально мог быть оформлен только в качестве первичного учетного документа (статус «2»). А уже затем возникла необходимость внесения в него исправлений, влекущих изменение данных о стоимости отгрузки и обязанность выставить счет-фактуру.

Тогда показатели УПД, относящиеся к первичному учетному документу, можно исправить согласно рекомендациям, приведенным для ситуации 3. Счет-фактуру (на основании измененных данных) рекомендуется выставлять отдельно.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62670 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль