Отпуск сотруднику и расчет выплат

68
Новый сотрудник вправе уйти в отпуск через шесть месяцев. По договоренности с работодателем – раньше. Более подробно о том, как предоставлять отпуск сотруднику в различных ситуациях, - в статье.

Отпуск сотруднику: когда предоставить

Положен отпуск сотруднику, с которым хозяйство подписало трудовой договор. Причем срок его действия не важен. Так что сотрудникам на срочном контракте отпуск тоже предоставляйте.

Новый работник вправе взять отпуск через шесть месяцев после того, как устроился –статья 122 ТК РФ. Но компания может дать его и раньше – по договоренности. 

Нельзя отказать женщинам перед декретом или непосредственно после него, сотрудникам до 18 лет (ст. 122 ТК РФ). Досрочный отпуск может оформить муж в период декрета жены. Это следует из статьи 123 ТК РФ.

Отпуск сотруднику: как уведомить

Сроки отпуска на текущий год фиксируют в специальном графике. Его обязана составлять каждая компания. И не позже двух недель до нового года. Если сотрудник идет в отпуск по графику, его письменно информируют о начале отдыха. Сообщение направляют персонально отпускнику. Сделать это надо не позже чем за две недели до начала отдыха (ст. 123 ТК РФ). В уведомлении прописывают его номер и дату, название организации, должность и Ф.И.О. работника. Заверьте документ подписью руководителя. Сотрудник тоже должен в нем расписаться. Это свидетельство, что он ознакомился с бумагой. Уведомлять сотрудника не придется, если он написал на отпуск заявление. Например, когда отдых не по графику.

Как рассчитать отпускные

Средний дневной заработок для оплаты отпусков определяют за последние 12 календарных месяцев. Например, работник пойдет в отпуск с 25 апреля 2016 года. Тогда расчетный период – с 1 апреля 2015 года по 31 марта 2016 года.

В хозяйстве могут применять иной расчетный период. Но только если это не снижает размер отпускных (ч. 6 ст. 139 ТК РФ). Тогда бухгалтеру придется дважды считать средний заработок – по общим и собственным правилам, чтобы сравнить результат.

В расчет среднего заработка включают (п. 2 Положения):

  • зарплату;
  • надбавки и доплаты;
  • выплаты, связанные с условиями труда. Например, районные коэффициенты, компенсации за тяжелую, вредную и сверхурочную работу;
  • премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.

Стимулирующие суммы, которые не входят в оплату труда, при расчете не учитывают.

Пример

С 20 июня 2016 года работник идет в отпуск на 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. Оклад сотрудника – 16 000 руб. в месяц. Средний дневной заработок равен: 
16 000 руб. × 12 мес. : (12 мес. × 29,3 дн.) = 546,08 руб. 
где 29,3 – среднемесячное число календарных дней, которое берут для расчета среднедневного  заработка.
Отпускные составят: 
546,08 руб. × 28 дн. = 15 290 руб.

А если в расчетном периоде работник болел, находился в командировке или отпуске? Это время и полученные за него суммы в расчет не включают – пункт 5 Положения.

Может получиться, что в расчетном периоде человек отработал всего несколько месяцев или даже несколько дней. Тогда среднедневной заработок считают исходя из начисленной зарплаты за эти периоды.

Чтобы определить количество календарных дней в неполном месяце, 29,3 разделите на число дней в этом месяце – 28, 29, 30 или 31. Получается четыре коэффициента:

  • 1,046 для февраля;
  • 1,010 для февраля в високосный год;
  • 0,977 для апреля, июня, сентября и ноября;
  • 0,945 для января, марта, мая, июля, августа, октября и декабря.

Нужный коэффициент умножьте на количество календарных дней, отработанных в данном месяце.

Пример

Используем данные предыдущего примера. Но предположим, что в марте 2016 года работник 14 календарных дней болел – с 18-го по 31-е. Следовательно, в марте он отработал только 17 календарных дней (31 – 14). Оклад – 10 000 руб. За март сотруднику начислили зарплату в размере 6000 руб. Расчетное количество дней в марте: 
0,945 × 17 дн. = 16,07 дн. 
Средний дневной заработок составит: 
(10 000 руб. × 11 мес. + 6000 руб.) : (29,3 дн. × 11 мес. + 16,07 дн.) = 342,82 руб. 
Отпускные: 
342,82 руб. × 28 дн. = 9598,96 руб.

Разберемся, как рассчитать отпускные человеку, который отработал в организации всего несколько дней. Обратимся к пункту 7 Положения: для среднего заработка берут начисленную зарплату за отработанные дни.

Пример

Работника зачислили в штат 6 июля 2016 года. Его оклад – 25 000 руб. С 13 июля предоставляют учебный отпуск сотруднику на 20 календарных дней. 
За отработанное до отпуска рабочее время (пять дней) ему начислят: 
25 000 руб. : 22 дн. × 5 дн. = 5681,82 руб. 
На отработанное время приходится семь календарных дней (пять рабочих + два выходных). Переведем количество отработанных рабочих дней в календарные: 
31 дн. : 29,3 дн. × 7 дн. = 7,41 дн. 
Размер отпускных: 
5681,82 руб. : 7,41 дн. × 20 дн. = 15 335,50 руб.

Отпуск сотруднику: как учитывать при расчете премии

При расчете отпускных премию учитывают целиком, если ее начислили за месяцы расчетного периода. Основание – пункт 15 Положения. Если премию выплатили за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо распределять. Это делают пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Пример

Оклад работника 25 000 руб. С 6 июня 2016 года сотрудник идет в отпуск. Расчетный период – с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года. За это время ему начисляли премии: 
– ежемесячные по 40 процентов от оклада – 10 000 руб. (25 000 руб. × 40%); 
– 2000 руб. в честь 23 февраля; 
– по 5000 руб. в мае и октябре за успешное проведение посевной и уборочной; 
– 10 000 руб. в октябре в связи с 10-летним юбилеем сельскохозяйственной компании. 
Премии в честь Дня защитника Отечества и в связи с юбилеем компании в расчет не берите. Остальные суммы учитывайте в полном размере. Данные мы привели в таблице (см. ниже). 
Тогда размер отпускных: 
(300 000 руб. + 130 000 руб.) : (12 мес. × 29, з дн.) × 28 дн. = 34 243,46 руб.

Выплаты, которые включают в расчет, когда предоставили отпуск сотруднику (таблица)

Месяцы расчетного периода

Заработок (руб.)

Премии (руб.)

2015 год

Июнь

25 000

10 000

Июль

25 000

10 000

Август

25 000

10 000

Сентябрь

25 000

10 000

Октябрь

25 000

10 000 + 5000

Ноябрь

25 000

10 000

Декабрь

25 000

10 000

2016 год

Январь

25 000

10 000

Февраль

25 000

10 000

Март

25 000

10 000

Апрель

25 000

10 000

Май

25 000

10 000 + 5000

Всего

300 000

130 000



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62333 от 03.07.2015;

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль