text
Учет в сельском хозяйстве

Безопасный учет командировочных расходов

  • 30 августа 2016
  • 179

Удобная шпаргалка, которая поможет вести безопасный учет командировочных расходов. Расходы признавайте на дату, когда утвердили авансовый отчет. По авиабилетам приложите маршрут/квитанцию и посадочные талоны. Еще больше подсказок в статье.

При расчете налога на прибыль, ЕСХН и упрощенного налога можно списать расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно;
  • наем жилья, суточные;
  • оформление виз, паспортов, консульские и иные сборы.

Какие документы оформить перед поездкой

Безопасный учет командировочных расходов основан на правильном оформлении документов. Чтобы направить работника в командировку, руководитель хозяйства издает приказ или распоряжение. В нем указывает, куда именно едет сотрудник – название и местонахождение компании.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Это следует из Положения … утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Хотя по желанию вы можете использовать данные документы. Удостоверение удобно тем, что по его отметкам легко определить срок поездки. Особенно когда работник ездил на автомобиле и у него нет проездных документов. Служебное задание с отметкой о выполнении подтвердит, что траты обоснованны (ст. 252 НК РФ).

Когда списывать расходы

Командировочные расходы признавайте на дату, когда утвердили авансовый отчет. Правило действует при общей системе, ЕСХН и упрощенке.

Правда, на спецрежимах и при кассовом методе на ОСНО есть особенность. Расходы списывают, если к моменту сдачи авансового отчета работнику выплатили деньги на командировку. Когда же у сотрудника получился перерасход, в затраты принимайте:

  • подотчетную сумму – на дату утверждения авансового отчета;
  • остальные траты – по факту выдачи работнику перерасхода.

Безопасный учет командировочных расходов: первичка

После командировки сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прикладывает оправдательные документы. Какие бумаги помогут безопасно списать командировочные затраты? Рассмотрим их для разных случаев.

Проезд

Стоимость проезда подтвердят билеты (ж/д, авиа и др.), квитанции за пользование бельем в поезде.

Сейчас билеты в основном покупают в электронном виде. Тогда по авиабилетам приложите распечатку маршрут/квитанции. В ней должны быть прописаны стоимость полета и маршрут.

Обязательно возьмите у сотрудника посадочные талоны. Они подтвердят, что человек действительно летел данным рейсом.

Для электронного ж/д билета надо распечатать контрольный купон или сам бланк в терминалах вокзала.

Зачастую командированные пользуются такси. Расходы на него также принимайте. Только в локальном нормативном акте пропишите: в командировке сотрудники вправе ездить на такси. Это следует из решений судей и разъяснений чиновников –постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584.2006–31письмо Минфина от 27 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/69181. И еще: обязательно нужен чек ККМ или БСО. Тогда у проверяющих не будет претензий.

Затраты на дополнительные услуги повышенной комфортности тоже можно признать. Это подтвердили налоговики в письме от 5 июня 2014 г. № ГД-4-3.10784. Там речь шла о расходах за пользование VIP-залом. Только траты должны быть экономически обоснованны.

Проживание

Если командированный сотрудник остановился в гостинице, возможно два варианта. Он сам платит за проживание либо компания рассчиталась безналом.

В первом случае работник должен взять в гостинице документы, подтверждающие оплату, – чек ККМ и счет. Отели, которые платят НДС, выделяют налог в чеке. Сотруднику надо попросить счет-фактуру на имя вашей компании.

Хозяйство оплатило проживание безналичным путем? Тогда командированный сотрудник должен взять акт оказанных услуг. Если гостиница платит НДС, то еще и счет-фактуру. По нему вы сможете принять налог с услуг к вычету.

Командированному работнику необязательно жить в отеле. Он может снять квартиру. Для подтверждения затрат сотрудник должен:

  • заключить с собственником жилья договор найма;
  • получить копию документа, подтверждающего право собственности, и ИНН.

На арендную плату оформляют расписку от владельца квартиры. Причем с данной суммы следует удержать НДФЛ, если собственник не является индивидульным предпринимателем.

Когда квартиру сдает индивидуальный предприниматель, он выдаст вашему сотруднику акт оказанных услуг, договор и чек ККМ.

Суточные

Размер суточных компании прописывают в локальном акте. Именно в этих пределах их списывают в расходы. Так поступают на общей системе и спецрежимах. Какие-либо документы, подтверждающие траты в служебной поездке, не нужны.

А вот по НДФЛ суточные нормируют. Налог не удерживают с выплат в размере 700 руб. в сутки по России и 2500 руб. в сутки при командировках за границу (ст. 217 НК РФ).

Прочие расходы

Если сотрудник поехал на автомобиле, наверняка он будет оплачивать стоянку, мойку. Такие расходы работнику возмещают, если они прописаны в локальном нормативном акте. Основное требование, чтобы признать затраты, – подтверждающие документы. Это кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.

Для удобства мы собрали все документы в таблицу. Сверяйтесь с ней, чтобы проверить, все ли документы у вас есть.

Безопасный учет командировочных расходов: подтверждающие документы (таблица)

Расход

Документ

Проезд:
- самолет
- поезд
- автомобиль
- такси

Распечатка маршрут/квитанции, посадочные талоны
Ж/д билет или контрольный купон для электронного билета
Путевой лист, чеки
АЗС Локальный акт, чек ККМ или БСО

Проживание:
- гостиница
- аренда квартиры у физлица
- аренда квартиры у ИП 

Счет, чек ККМ
Договор аренды; копия документа, подтверждающего право собственности, и ИНН; расписки на оплату
Договор аренды, акт оказанных услуг, чек ККМ

Парковка автомобиля

Чек

Мойка автомобиля

Квитанция

Плата за пользование в поезде постельными принадлежностями

Квитанция

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.