Безопасный учет командировочных расходов

163
Удобная шпаргалка, которая поможет вести безопасный учет командировочных расходов. Расходы признавайте на дату, когда утвердили авансовый отчет. По авиабилетам приложите маршрут/квитанцию и посадочные талоны. Еще больше подсказок в статье.

При расчете налога на прибыль, ЕСХН и упрощенного налога можно списать расходы на:

  • проезд работника к месту командировки и обратно;
  • наем жилья, суточные;
  • оформление виз, паспортов, консульские и иные сборы.

Какие документы оформить перед поездкой

Безопасный учет командировочных расходов основан на правильном оформлении документов. Чтобы направить работника в командировку, руководитель хозяйства издает приказ или распоряжение. В нем указывает, куда именно едет сотрудник – название и местонахождение компании.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание не нужно. Это следует из Положения … утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Хотя по желанию вы можете использовать данные документы. Удостоверение удобно тем, что по его отметкам легко определить срок поездки. Особенно когда работник ездил на автомобиле и у него нет проездных документов. Служебное задание с отметкой о выполнении подтвердит, что траты обоснованны (ст. 252 НК РФ).

Когда списывать расходы

Командировочные расходы признавайте на дату, когда утвердили авансовый отчет. Правило действует при общей системе, ЕСХН и упрощенке.

Правда, на спецрежимах и при кассовом методе на ОСНО есть особенность. Расходы списывают, если к моменту сдачи авансового отчета работнику выплатили деньги на командировку. Когда же у сотрудника получился перерасход, в затраты принимайте:

  • подотчетную сумму – на дату утверждения авансового отчета;
  • остальные траты – по факту выдачи работнику перерасхода.

Безопасный учет командировочных расходов: первичка

После командировки сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прикладывает оправдательные документы. Какие бумаги помогут безопасно списать командировочные затраты? Рассмотрим их для разных случаев.

Проезд

Стоимость проезда подтвердят билеты (ж/д, авиа и др.), квитанции за пользование бельем в поезде.

Сейчас билеты в основном покупают в электронном виде. Тогда по авиабилетам приложите распечатку маршрут/квитанции. В ней должны быть прописаны стоимость полета и маршрут.

Обязательно возьмите у сотрудника посадочные талоны. Они подтвердят, что человек действительно летел данным рейсом.

Для электронного ж/д билета надо распечатать контрольный купон или сам бланк в терминалах вокзала.

Зачастую командированные пользуются такси. Расходы на него также принимайте. Только в локальном нормативном акте пропишите: в командировке сотрудники вправе ездить на такси. Это следует из решений судей и разъяснений чиновников –постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584.2006–31письмо Минфина от 27 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/69181. И еще: обязательно нужен чек ККМ или БСО. Тогда у проверяющих не будет претензий.

Затраты на дополнительные услуги повышенной комфортности тоже можно признать. Это подтвердили налоговики в письме от 5 июня 2014 г. № ГД-4-3.10784. Там речь шла о расходах за пользование VIP-залом. Только траты должны быть экономически обоснованны.

Проживание

Если командированный сотрудник остановился в гостинице, возможно два варианта. Он сам платит за проживание либо компания рассчиталась безналом.

В первом случае работник должен взять в гостинице документы, подтверждающие оплату, – чек ККМ и счет. Отели, которые платят НДС, выделяют налог в чеке. Сотруднику надо попросить счет-фактуру на имя вашей компании.

Хозяйство оплатило проживание безналичным путем? Тогда командированный сотрудник должен взять акт оказанных услуг. Если гостиница платит НДС, то еще и счет-фактуру. По нему вы сможете принять налог с услуг к вычету.

Командированному работнику необязательно жить в отеле. Он может снять квартиру. Для подтверждения затрат сотрудник должен:

  • заключить с собственником жилья договор найма;
  • получить копию документа, подтверждающего право собственности, и ИНН.

На арендную плату оформляют расписку от владельца квартиры. Причем с данной суммы следует удержать НДФЛ, если собственник не является индивидульным предпринимателем.

Когда квартиру сдает индивидуальный предприниматель, он выдаст вашему сотруднику акт оказанных услуг, договор и чек ККМ.

Суточные

Размер суточных компании прописывают в локальном акте. Именно в этих пределах их списывают в расходы. Так поступают на общей системе и спецрежимах. Какие-либо документы, подтверждающие траты в служебной поездке, не нужны.

А вот по НДФЛ суточные нормируют. Налог не удерживают с выплат в размере 700 руб. в сутки по России и 2500 руб. в сутки при командировках за границу (ст. 217 НК РФ).

Прочие расходы

Если сотрудник поехал на автомобиле, наверняка он будет оплачивать стоянку, мойку. Такие расходы работнику возмещают, если они прописаны в локальном нормативном акте. Основное требование, чтобы признать затраты, – подтверждающие документы. Это кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.

Для удобства мы собрали все документы в таблицу. Сверяйтесь с ней, чтобы проверить, все ли документы у вас есть.

Безопасный учет командировочных расходов: подтверждающие документы (таблица)

Расход

Документ

Проезд:
- самолет
- поезд
- автомобиль
- такси

Распечатка маршрут/квитанции, посадочные талоны
Ж/д билет или контрольный купон для электронного билета
Путевой лист, чеки
АЗС Локальный акт, чек ККМ или БСО

Проживание:
- гостиница
- аренда квартиры у физлица
- аренда квартиры у ИП 

Счет, чек ККМ
Договор аренды; копия документа, подтверждающего право собственности, и ИНН; расписки на оплату
Договор аренды, акт оказанных услуг, чек ККМ

Парковка автомобиля

Чек

Мойка автомобиля

Квитанция

Плата за пользование в поезде постельными принадлежностями

Квитанция



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-62670 от 10.08.2015

    
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль