Какие суммы и дни включать в расчет отпускных

53
В расчет отпускных берите только те надбавки и доплаты, которые связаны с работой. Список далее в статье. Исключите из расчета социальные выплаты, например доплату к больничному пособию.

Для подсчета отпускных определяют среднедневной заработок сотрудника. Если человек отработал полный год перед отпуском, то среднедневной заработок считают так. Выплаты за этот период делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней – 29.3. Затем среднедневной заработок умножают на дни отпуска. Если сотрудник отработал перед отпуском меньше года, то среднедневной заработок определяют исходя из календарных дней в полных и неполных месяцах. Разберемся, какие доходы работника за расчетный период взять в подсчет отпускных, а какие брать опасно.

Расчет отпускных: какие доходы учитывать

Если работник уходит в отпуск в июне 2016 года, учитывают начисления с июня 2015 года по май 2016 года. В них войдут (п. 2 Положения):

  • зарплата, в том числе в натуральной форме;
  • премии за трудовые достижения;
  • надбавки и доплаты, связанные с работой. Например, за профессиональное мастерство, классность, стаж, тяжелую, вредную или опасную работу, ночной труд, работу в выходные и праздничные дни, сверхурочно и т. д. Такие выплаты бывают компенсационными и стимулирующими.

Данный список открытый. Премии, надбавки и доплаты нужно зафиксировать во внутренних документах компании:

  • коллективном договоре;
  • положении об оплате труда;
  • порядке начисления и выдачи премий.

Остановимся подробнее на учете премий. Дело в том, что здесь свои особенности.

В расчет попадут премии, которые компания начислила в течение расчетного периода. За какой период эту премию выдают – не важно (письмо Роструда от 3 мая 2007 г. № 1233-6-1).

Скажем, для подсчета отпускных бухгалтер взял доходы работника с июня 2015 года по май 2016 года. В июне 2015 года сотруднику начислили премию за май. Ее следует учесть при подсчете. Правило касается разовых, ежемесячных, квартальных премий.

Для годовых премий другой порядок. Их учитывают только за прошлый календарный год. При этом не важно, когда премию начислили.

Например, человек идет в отпуск в мае 2016 года, а годовую премию начислили в июне. Она не попала в сумму отпускных, которые получил работник. Но бухгалтер должен сделать перерасчет.

Пример

Сотрудник уходит в отпуск в июне 2016 года. Расчетный период с июня 2015 года по май 2016 года. В июне 2015 года человеку начислили премию за 2014 год. В расчет отпускных ее не берут.

Бывает, за один и тот же показатель, например за качество, выплачивают несколько премий. Тогда в расчет следует взять только одну (п. 15 Положения). Учтите ту, что выгоднее работнику, – самую большую.

Как учесть премию, если расчетный период сотрудник отработал не полностью? Вы вправе целиком включить ее в расчет, если начислили за фактически отработанное время (месяц, квартал и др.). Остальные выплаты берут пропорционально времени, которое человек трудился в расчетном периоде (письмо Минздравсоцразвития от 26 июня 2008 г. № 2337–17). Используйте формулу:

С = (П: ЧД) × ЧОД,

где С – сумма, которую учитывают при расчете отпускных, руб.;
П – начисленные премии, руб.;
ЧД – число рабочих дней расчетного периода;
ЧОД – число отработанных дней.

Как быть с доплатой на время командировки

Отдельно разберем такую ситуацию. На время командировки за сотрудником сохраняют средний заработок. Чтобы человек не потерял в деньгах, компания доплачивает ему до оклада. Минтруд считает, что при расчете отпускных ее нужно учесть (письмо от 16 марта 2016 г. № 14–1/В-226). Надо только:

  • предусмотреть выплату в системе оплаты труда;
  • начислить с нее страховые взносы;
  • отразить в трудовом договоре.

Пример

За период командировки бухгалтер начислил сотруднику средний заработок в размере 22 500 руб. Это на 4500 руб. меньше, чем зарплата. При расчете отпускных бухгалтер учел 4500 руб. как доплату к зарплате.

Но данная позиция спорная. Есть решение судей, где говорится, что такую доплату нельзя брать в расчет (определение Московского городского суда от 22 июля 2011 г. № 33–23031). Объяснение следующее: средний заработок на время командировки не участвует в расчете отпускных. Поэтому и доплату не учитывают. Кроме того, это компенсация, чтобы поддержать уровень жизни сотрудника. Значит, сумму нельзя отнести к оплате труда.

Правда, в рассматриваемом случае с компанией спорили не налоговики, а работник. Но инспекторы могут принять такую точку зрения. В чем тогда опасность для компании?

Отпускные списывают в расходы при налогообложении. Когда их считают, учитывая доплату, сумма получается больше. Если инспекторы согласны с позицией судей, они снимут лишние расходы и доначислят налог. Поэтому небольшой риск все же есть.

Какие выплаты не войдут в расчет

Не берите выплаты социального характера и те, которые нельзя отнести к оплате труда (п. 3 Положения). К таким суммам относят:

1. Материальную помощь. С тем, что ее не учитывают, согласны и судьи (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 14 мая 2013 г. № 33–1342/2013);

2. Оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д.;

3. Доплату к больничному пособию. О том, что такую доплату нельзя взять в расчет отпускных, рассказал Минтруд в письме № 14–1/В-226.

Также не учитывают компенсации, например:

  • за вахтовый метод работы (определение Верховного суда от 10 июня 2003 г. № КАС03-259). По сути, это возмещение дополнительных расходов на проезд и проживание вне дома;
  • за вредность. В данном случае деньги выдают вместо молока или других равноценных пищевых продуктов;
  • на возмещение вреда здоровью (апелляционное определение Кемеровского областного суда от 22 мая 2012 г. № 33–4764).

Расчет отпускных: какие периоды исключить

Бухгалтер выделяет не только суммы, которые не войдут в расчет. Из него исключают периоды и начисления, когда сотрудник (п. 5 Положения):

  • получал средний заработок (кроме времени кормления ребенка);
  • не работал из-за простоя по вине компании или по причинам, которые не зависят ни от нее, ни от работника;
  • получал пособие по болезни или по беременности и родам;
  • не участвовал в забастовке, но из-за этого не работал;
  • имел дополнительные оплачиваемые дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • не работал, но ему по закону целиком или частично сохраняли зарплату либо не выплачивали ее. На практике это означает, что бухгалтер исключает из расчета календарные дни, когда человек был в отпуске, командировке или на больничном.

В письме от 15 апреля 2016 г. № 14–1/В-351 Минтруд сообщил, что при расчете отпускных учитывают праздники, которые пришлись на прошлый отдых.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа Главбуха

    Школа

    Проверьте свои знания и приобретите новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас




    © ООО «Актион группа Главбух», 2008 - 2016
    Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции.
    Политика обработки персональных данных.
    Все свидетельства выданы Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) ПИ № ФС77-62333 от 03.07.2015;

    
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

    Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

    • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
    • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
    • Он-лайн калькуляторы
    • Специальный Бухгалтерский календарь
    • Сервис «Ответ за 24 часа»
    • Обучение в Высшей Школе Главбуха

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль