Примеры расчета отпускных по нестандартным правилам

Работники чаще всего идут в отпуск летом. А у бухгалтеров в этот сезон больше всего вопросов, связанных с расчетом отпускных. Смотрите на примерах, как посчитать отпускные по нестандартным правилам.

Работники получают премии

Для расчета отпускных нужно учесть только те премии, что предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Все остальные поощрения в расчет не принимайте.

Кроме того, проверьте еще одно условие: вознаграждения должны быть начислены в расчетном периоде (п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Исключение – годовые премии. Независимо от даты начисления их нужно включить в состав заработка за расчетный период. Учитывайте только те премии, которые начислены за календарный год, предшествующий начислению отпускных.

Расчетный период отработан полностью. Включите в расчет фактически начисленные премии. Не имеет значения, входит ли период, за который они начислены, в расчетный (п. 15 Положения, утв. постановлением № 922).

Если расчетный период отработан не полностью. Ежемесячные премии учитывайте при определении отпускных полностью, если одновременно выполняются условия:

• период, за который начислены премии, полностью входит в расчетный;
• премии начислены за фактически отработанное время.

Пример 1

Как учесть ежемесячные премии при расчете отпускных.

С 12 мая по 8 июня 2017 года сотрудница ушла в отпуск на 28 календарных дней. Ее ежемесячный оклад – 40 000 руб. Ежемесячно работнице начисляют премию в размере 20 процентов от оклада пропорционально отработанному времени.

С 14 по 25 ноября 2016 года – 10 рабочих дней – сотрудница болела. В ноябре 2016 года 21 рабочий день, из них сотрудница отработала 11 дней (21 – 10).

Ее зарплата за ноябрь с учетом премии составила 25 142,86 руб. ((40 000 руб. : 21 дн. × 11 дн.) + (40 000 руб. : 21 дн. × 11 дн.) × 20%).

Расчетный период для начисления отпускных – с 1 мая 2016 года по 30 апреля 2017 года – отработан не полностью. Ежемесячные премии включаются в расчет в полной сумме. Суммы, начисленные работнице в расчетном периоде, кроме пособия, приведем в таблице.

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце – ноябре 2016 года – составит:

29,3 дн. : 30 дн. × 18 дн. = 17,58 дн.

Средний дневной заработок Васильевой равен:

553 142,86 руб. : (11 мес. × 29,3 дн. + 17,58 дн.) = 1627,47 руб..

Сумма отпускных составляет:

1627,47 руб. × 28 дн. = 45 569,16 руб..

Заработок сотрудницы за расчетный период

Сотруднику повысили оклад

Если вы увеличили оклады или тарифные ставки всем работникам или отделу, отпускные нужно считать с учетом коэффициента пересчета. Эту величину определяют по формуле:

К = ОН : ОП,

где К – коэффициент пересчета;

Он – новый оклад;

Оп – прежний оклад.

Если зарплату повысили до начала отпуска сотрудника, проблем не возникнет. А если оклады увеличили в то время, когда сотрудник уже был в отпуске, скорректируйте суммы отпускных с момента повышения оклада.

Пример 2

Как учесть повышение оклада при расчете отпускных.

Водитель оформил отпуск с 19 июня по 16 июля 2017 года на 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года. В течение расчетного периода ежемесячный оклад работника составлял 20 000 руб. Расчетный период отработан полностью, других выплат не было. Заработок за расчетный период составил:

20 000 руб. × 12 МЕС. = 240 000 руб..

Средний дневной заработок равен: 240 000 руб. : 12 мес. : 29,3 = 682,59 руб..

Отпускные посчитали так: 682,59 руб. × 28 дн. = 19 112,52 руб..

С 1 июля 2017 года хозяйство увеличило оклады всем сотрудникам. У водителя он увеличился на 5000 руб. (до 25 000 руб.). Бухгалтер скорректировал сумму отпускных: пересчитал их за 16 дней – с 1 по 16 июля 2017 года.

Сумма, которую нужно скорректировать с учетом повышения оклада, составила:

682,59 руб. × 16 ДН. = 10 921,44 руб..

Коэффициент пересчета равен: 25 000 руб. : 20 000 руб. = 1,25.

Отпускные с учетом пересчета равны 10 921,44 руб. × 1,25 = 13 651,80 руб..

Бухгалтер определил разницу и доначислил ее работнику. Доплата сотруднику составила: 13 651,80 руб. – 10 921,44 руб. = 2730,36 руб..

Сотрудник заболел в отпуске

Если работник заболел сам, то отпуск нужно продлить (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). А если сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, это правило не применяйте. В этих случаях пересчитывать выплаты за отпуск не придется.

Однако нередко бывает и такая ситуация. Работник проболел почти весь отпуск и хочет перенести его на другие даты. Тогда ему нужно оформить заявление о переносе отпуска. После согласования внесите изменения в график отпусков.

У сотрудника возникает задолженность, ведь выплата была, а отдых перенесли на другое время. Удержите излишек с работника. Для этого оформите его согласие. Сделайте расчет удержания, заполните бухгалтерскую справку и отразите корректировки в учете. Как это правильно сделать, покажем на примере.

Пример 3

Пересчет отпускных, если сотрудник заболел в отпуске.

Технолог ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск с 10 по 23 июля 2017 года на 14 календарных дней. 5 июля 2017 года сотруднику начислили отпускные в сумме 33 600 руб., по 2400 руб. за день. Сумма НДФЛ, которую удержали при выплате, равна 4368 руб. На руки работник получил 29 232 руб. (33 600 – 4368).

Во время отдыха он заболел. Сотрудник вышел на работу 24 июля и принес больничный лист за период с 14 по 23 июля. Всего на 10 календарных дней. Работник отгулял всего 4 дня отпуска – с 10 по 13 июля. Остальные 10 дней – с 14 по 23 июля – работник был на больничном.

Технолог написал заявление с просьбой о переносе неиспользованных 10 календарных дней отпуска на сентябрь, а излишне выплаченную сумму попросил удержать из зарплаты.

Отпускные за неиспользованные дни равны 24 000 руб. (2400 руб. × 10 дн.). Удержанный с этой суммы НДФЛ равен 3120 руб. (24 000 руб. × 13%).

Оклад работника – 80 000 руб. В июле 2017 года 21 рабочий день, из них отработано 11 дней. 31 июля сотруднику начислили зарплату – 41 904,76 руб. (80 000 руб. : 21 дн. × 11 дн.). НДФЛ к уплате – 5448 руб. (41 904,76 руб. × 13%).

5 августа при выплате зарплаты бухгалтер удержал у Петрова излишне выплаченные отпускные, а НДФЛ с них зачел при расчетах с бюджетом. Сотрудник получил 15 576,76 руб. (41 904,76 – – 24 000 – 5448 + 3120).

Работник вышел из отпуска досрочно

В случае производственной необходимости хозяйство может оформить отзыв сотрудника из отпуска. Обязательное условие для этого – согласие сотрудника прервать отдых и вернуться на работу (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Оставшиеся дни работник может использовать либо в текущем году, либо он вправе присоединить их к отпуску следующего года. Сумму за неотгулянный период сотрудник должен вернуть. Удержать их самостоятельно работодатель не может. Поэтому можно использовать три варианта:

• договориться с сотрудником о том, что он сам вернет деньги в кассу;
• удержать излишек по инициативе работника;
• сделать зачет в счет зарплаты или отпускных.

Первый случай самый простой. Во втором варианте применяйте порядок, который мы привели в примере 3. С третьим вариантом нередко возникают трудности. Рассмотрим на примере, как правильно посчитать и зачесть сумму излишне выплаченных отпускных.

Пример 4 

Пересчет выплат, когда сотрудника отозвали из отпуска.

Ветеринар взяла очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 июня по 9 июля 2017 года на 14 календарных дней. С 3 июля руководитель с согласия сотрудницы оформил ее отзыв из отпуска на работу в связи с болезнью молодняка. Получилось, что работница была в отпуске 7 дней – с 26 июня по 2 июля. Остальные 7 дней – с 3  по 14 июля – она не использовала. Работница написала заявление с просьбой отгулять 7 дней отпуска с 24 по 30 июля, а излишне выплаченную сумму попросила зачесть при выплате отпускных за этот период.

Расчетный период для отпуска – с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года. Средний дневной заработок для расчета составил 1830 руб.

22 июня сотруднице начислили отпускные за 14 дней – 25 620 руб. (1830 руб. × 14 дн.). Удержанный НДФЛ равен 3331 руб. (25 620 руб. × 13%).

Отпускные за 7 календарных дней неиспользованного отпуска равны 12 810 руб. (1830 руб. × 7 дн.). Удержанный с них НДФЛ – 1665 руб. (12 810 руб. × 13%).

Расчетный период для отпуска, который начинается в июле, – с 1 июля 2016 года по 30 июня 2017 года. Средний дневной заработок составил 1902 руб., отпускные за 7 дней – 13 314 руб. (1902 руб. × × 7 дн.). Начисленный НДФЛ – 1731 руб. (13 314 руб. × 13%).

19 июля при выплате отпускных бухгалтер удержал с ветеринара излишне выплаченные отпускные, а НДФЛ с них зачел при расчетах с бюджетом.

После зачета сотрудница получила на руки 438 руб. (13 314 – 12 810 – 1731 + 1665).