text
Учет в сельском хозяйстве

Инструкция для расчета отпускных этим летом

  • 24 июля 2018
  • 22

Перед вами алгоритм из шести простых шагов. С его помощью вы без проблем оформите и посчитаете отпускные своим сотрудникам в 2018 году. Расчет отпускных устроит и работников, и проверяющих из ФНС и Роструда.


Шаг 1. Уведомите работника об отпуске

Если сотрудник идет отдыхать по графику, заявление не обязательно. Ваша задача – уведомить сотрудника под подпись о начале отпуска минимум за две недели до первого дня отдыха (ст. 123 ТК). Если вы этого не сделаете, сотрудник будет вправе потребовать перенести отпуск. Отказать ему вы не сможете.

Формы и способы извещения определите самостоятельно (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Это могут быть отдельные документы – извещения, уведомления, ознакомительные листы и ведомости. Образец – ниже. Можно добавить в график отпусков колонку «Извещен об отпуске». В ней сотрудник распишется и поставит число, когда его уведомили.
Уведомление об отпуске

Шаг 2. Определите день выхода из отпуска

Праздники не входят в дни отпуска (ст. 120 ТК). Например, 12 июня. В какой день работник выйдет из отпуска, зависит от того, попадут ли в число дней отпуска праздничные дни. Например, сотрудник берет отпуск с 1 июня на 14 дней. По общему правилу выйти на работу он должен 15 июня, в пятницу. Но в число дней отпуска попал праздник – 12 июня. Поэтому день выхода отодвигается на 16 июня, но это суббота. Значит, выйти на работу надо в понедельник, 18 июня, если в компании пятидневка.

Пропишите день выхода, например, в уведомлении на отпуск или в приказе на отпуск. Это позволит избежать недоразумений, какой день считать днем выхода на работу.

Вариант 1. Сотрудник пишет в заявлении на отпуск конкретный период: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 1 по 15 июня 2018 года».

Общий период отпуска в таком случае 15 календарных дней. Но оплатить нужно 14 – из-за праздника 12 июня.

Вариант 2. Работник привел дату начала отпуска и его продолжительность: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 июня 2018 года продолжительностью 14 календарных дней». В этом случае отпуск продлится 15 дней, а оплатить нужно 14. Опасно то, что сотрудник может ошибиться с датой выхода на работу.

Вариант 3. Возможен еще и третий вариант – комбинированный: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 1 по 15 июня 2018 года продолжительностью 14 календарных дней». Тут проследите за тем, чтобы сотрудник не напутал в заявлении с отпускными днями.

Шаг 3. Проверьте за программой расчет отпускных

Отпуск оплачивают исходя из среднего заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК). Если работник идет отдыхать в июле 2018 года, заработок возьмите с 1 июля 2017 года по 30 июня 2018 года.

Кроме зарплаты в отпускной заработок включите:

  • надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
  • компенсации, связанные с режимом работы и условиями труда (доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно);
  • производственные премии и вознаграждения и т. д.

Выплаты социального характера и все, что не относится к оплате труда, не учитывайте. Это, например, материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и т. д. Кроме того, в течение 12 месяцев сотрудник мог быть в другом отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. Это время исключается из расчетного периода (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Не учитывайте и начисления за эти периоды.

«Отпускной» заработок разделите на специальный показатель – календарные дни, приходящиеся на отработанное время. Расчет этих дней посмотрите на схеме.

Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время

Правила расчета календарных дней


Коэффициент 29,3 показывает среднее количество дней в месяце без учета федеральных праздников: (365 дн. – 14 дн.) : 12 мес. = 29,25. Чиновники округлили эту цифру до 29,3. После подсчета календарных дней отпускные посчитайте по формуле:
Инструкция для расчета отпускных этим летом

Пример 1. Как посчитать отпускные

Работник идет в отпуск с 13 июня 2018 года на 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. Оклад – 27 000 руб. В расчетном периоде ему начислили 18 715 руб. за сверхурочную работу и за работу в праздники. С 25 по 28 февраля 2018 года сотрудник болел. В феврале остается 24 календарных дня, за них сотруднику начислили 22 736,84 руб. Остальные месяцы он отработал полностью. Пособие учитывать не нужно. Сумма учитываемого заработка составит:

27 000 ₽ × 11 мес. + 22 736,84 ₽ + 18 715 ₽ = 338 451,84 ₽.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет:

11 мес. × 29,3 дн. + 29,3 дн. : 28 дн. × 24 дн. = 347,4143 дн.

Сумма отпускных равна:

338 451,84 ₽ : 347,4143 дн. × 28 дн. = 27 277,67 ₽.

Шаг 4. Учтите повышение окладов

С 1 мая МРОТ составляет 11 163 руб. Если по этой причине вы повышали оклады, при расчете отпускных проиндексируйте заработок работника до повышения. Но пересчитывать средний заработок нужно только при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению.

Для расчета коэффициента для индексации отпускных возьмите новую ставку сотрудника и поделите ее на старую. Корректировать нужно не только оклад, но и те выплаты, которые установлены в процентах к окладу. Формула следующая:
Инструкция для расчета отпускных этим летом

Когда повышение касается лишь одного работника или даже большинства сотрудников отдела, при расчете отпускных это не учитывайте. С момента повышения используйте в расчетах уже новый оклад сотрудника. Если повышение окладов связано с изменением МРОТ, проверьте другой показатель.

Не ниже МРОТ должна быть не только зарплата, но и отпускные. Ежемесячные выплаты за расчетный период не могут быть меньше федерального МРОТ, если работник полностью отработал расчетный период и выполнил свою трудовую норму (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922). Этот пункт предписывает пересчитать и доплатить отпускные сотрудникам, если они меньше МРОТ.

Пример 2. Пересчет отпускных из-за нового МРОТ

Сотрудник идет в отпуск с 4 июня на 14 календарных дней. Работает он полный рабочий день пять дней в неделю. Расчетный период – с 1 июня 2017 года по 31 мая 2018 года. За это время ему начислили 111 901,11 руб. Из 12 месяцев расчетного периода 10 он отработал полностью, а в двух болел и был в ежегодном отпуске. Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время, составило 310,4517 дня.

Среднемесячный заработок исходя из фактического заработка составил:

111 901,11 ₽ : 310,4517 ДН. × 29,3 ДН. = 10 561,07 ₽.

Это меньше нового МРОТ (10 561,07 < 11 163). Посчитать отпускные нужно исходя из МРОТ:

11 163 ₽ : 29,3 ДН. × 14 ДН. = 5333,86 ₽.

Шаг 5. Перечислите отпускные

Отпускные нужно выдать работнику не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК, письмо Минтруда от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

А вот как посчитать эти дни, не ясно. Например, отпуск работника начинается в понедельник, 4 июня. Тогда последний день, чтобы его оплатить, – четверг, 31 мая, или пятница, 1 июня? От этого помимо прочего зависит и срок уплаты НДФЛ. По мнению чиновников, выплата отпускных в пятницу не будет противоречить части 9 статьи 136 Трудового кодекса (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). То есть крайний срок – пятница.

Безопаснее не откладывать выплату на пятницу. Судебная практика противоречива. Есть решения, по которым сам день выплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок (определение Кемеровского областного суда от 26.01.2017 № 33-942/2017, определение Ленинградского областного суда от 06.08.2015 № 33-3731/2015). Но есть и противоположные решения – после выплаты отпускных должно быть еще минимум три полных календарных дня перед началом отпуска (решение Пермского краевого суда от 23.01.2018 № 21-46/2018, определение Челябинского областного суда от 17.09.2015 № 11-11043/2015).

Если нарушить правило трех дней, возможен штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). За задержку отпускных надо выдать компенсацию за просрочку (ст. 236 ТК). Сумма за один день выйдет небольшая, ее считают как 1/150 ключевой ставки ЦБ от не выплаченной в срок суммы. Но ее придется рассчитать и отразить в учете.

Шаг 6. Заплатите НДФЛ и взносы

НДФЛ с отпускных удержите при выплате, а перечислите в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК). Такой порядок действует, даже если, например, весь отпуск приходится на следующий месяц. В какой именно день перечислять налог, вы вправе решить самостоятельно. Заплатить налог можно общей суммой в конце месяца, перечислять после каждой выплаты отпускных или в любом другом порядке. Но если вы выплачиваете отпускные в последний день месяца, строго в этот день перечислите и НДФЛ.

Взносы на отпускные начислите в том же месяце, что и саму выплату (п. 1 ст. 424 НК). Когда перечислили работнику отпускные и на какие месяцы приходится отпуск, значения не имеет.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.