text
Учет в сельском хозяйстве

Научите сотрудников быстро отличать хорошие кассовые чеки от плохих

  • 4 сентября 2018
  • 21

Предупредите подотчетников, что поменялись правила расчетов наличными и банковскими картами. Иначе будут проблемы с налогами и возмещением личных трат.

В июле стало больше продавцов, которые обязаны применять онлайн-кассу и выдавать клиентам чеки. Это отразится и на работе подотчетников. Предупредите их, что из-за неправильных документов компания теряет деньги, а руководитель вправе не возмещать потраченные деньги. Чтобы избежать таких неприятностей, научите сотрудников грамотно подтверждать покупки. Также покажите подотчетникам памятку, как общаться с продавцами.

Какие документы подтверждают покупки

Хозяйство сможет признать расходы подотчетника, только если он принесет полный комплект документов на покупку. Речь об авансовом отчете и оправдательных бумагах – чеках, бланках строгой отчетности (БСО), накладных и т. п. Подотчетники должны четко понимать, какие документы выдают разные продавцы. Разберем типы документов, которые влияют на налоговый учет хозяйства.

Кассовый чек. Нужно приложить к авансовому отчету кассовый чек, чтобы подтвердить оплату расходов карточкой или наличными (письмо Минфина от 31.05.2018 № 03-03-06/1/37141). С 2017 года большинство продавцов применяют онлайн-кассы.

До 1 июля 2018 года для некоторых компаний действовали послабления. К примеру, чеки могли не выдавать организации на ЕНВД, которые занимались розничной торговлей и общепитом. С 1 июля 2018 года касса должна быть и у них. А вот предприниматели, которые оказывают услуги населению, могут вместо чека выдавать бланки строгой отчетности на бумаге по старым правилам. До 1 июля 2019 года у них ничего не изменится.

Сотрудник не будет разбираться, обязан продавец применять онлайн-кассу или нет. Кассир может и не знать, нужна ли магазину онлайн-касса и что это вообще такое. Поэтому попросите подотчетников, чтобы в любом случае требовали от продавца чек. Если контрагент ответит, что чеки не пробивает, пусть выдаст хотя бы документ о приеме денег.

К примеру, квитанцию или БСО. Так у бухгалтерии будет информация о продавце. Если при проверке документов выясните, что контрагент должен был выдать чек, направьте письменную претензию. Пригрозите, что сообщите о нарушении налоговикам.

Возможна и такая ситуация: продавец должен выдать онлайн-чек и знает об этом. Но сообщил подотчетнику, что не может этого сделать – не успел купить онлайн-кассу или ждет поставку. Проинструктируйте сотрудника, чтобы взял с продавца обычный БСО, товарный чек или квитанцию. И пусть попросит у продавца письмо о том, что он заключил договор на покупку новой кассы, но ее пока не привезли. Как мы выяснили в Минфине, этого будет достаточно для учета расходов.

Документ об оплате по карте. Если сотрудник расплатился по карте, то безопаснее приложить к авансовому отчету документ об оплате. Это может быть, к примеру, слип или квитанция терминала. На крайний случай подойдет выписка со счета карты.

Авансовый отчет. Чтобы отчитаться по потраченным суммам, сотрудник должен заполнить авансовый отчет. На это у него есть три рабочих дня с даты, когда закончился срок, на который выдавали аванс (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Готовая форма № АО-1 есть в  постановлении Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Однако можете использовать и самостоятельно разработанный бланк. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В любом случае выбранную форму утвердите в виде приказа к учетной политике для целей бухучета.

Расчет должен проверить глава хозяйства или другой уполномоченный сотрудник. Расходы можно учесть в налоговом учете не раньше даты, которая будет стоять в графе «Утверждаю» авансового расчета.

Как проверять чеки

Когда сотрудник принес чек, проверьте, все ли реквизиты на месте. Сведения, которые должны быть в любом онлайн-чеке, перечислены в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Мы привели их в таблице ниже.  С 1 июля 2018 года QRкод тоже обязательный реквизит онлайн-чека. Раньше печатать его на чеке было не обязательно.

Таблица. Какие реквизиты должны быть в любом онлайн-чеке

Реквизит

Как это выглядит в онлайн-чеке – пример

Наименование продавца

ООО «Продавец»

ИНН продавца

2301123456

Наименование документа

Кассовый чек

Признак расчета

Приход

Номер смены

Смена: 2

Порядковый номер за смену

Чек: 134

Дата и время расчета

20.08.2018 13:22

Место расчета

г. Краснодар, ул. Ленина, д. 12

Система налогообложения продавца

ОСНО

Наименование товара, количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок и наценок, ставка НДС, если продавец его платит

Семена томата, сорт «Гигант», пакет 5 г. 1.000 х 50.00 руб. = = 50.00 руб.

Сумма покупки общая, отдельные ставка и сумма НДС, если продавец этот налог платит

ИТОГ = 50.00 руб.

Форма расчета, сумма оплаты отдельно наличными и отдельно электронно

Электронными = 50.00 руб. Получено = 50.00 руб. Плат. картой = 50.00 руб.

Должность и фамилия кассира, кроме платежей через интернет

Продавец: Иванов И.И.

Регистрационный номер кассы

РН ККТ: 0000123548189871

Заводской номер фискального накопителя

ФН: 8710000100774415

Фискальный признак документа

ФП: 1505440717

Адрес сайта, где можно проверить подлинность чека

Ofd.platforma.ru

Порядковый номер фискального документа

ФД: 616

Фискальный признак сообщения

ФД

Номер телефона или адрес электронной почты покупателя, если чек переслали на электронную почту

pokupatel@pochta.ru

Адрес электронной почты продавца, если чек переслали на электронную почту

magazin@pochta.ru

Если в чеке нашли ошибки, не обязательно сразу требовать замену. К примеру, не опасна ошибка в номере смены или порядковом номере чека, неразличимая фамилия кассира, неточность в сайте для проверки чека. Словом, те недочеты, которые все равно позволяют определить, у кого и что купил сотрудник, сколько за это заплатил.

Когда ошибки напрямую связаны с информацией, которая нужна для расчета налогов, то расходы безопаснее не признавать. Например, в чеке нет ИНН или наименования продавца. В таком случае налоговики на проверке не смогут идентифицировать поставщика и снимут расходы (письмо Минфина от 28.08.2014 № 03-03-10/43034).

Также опасны ошибки в дате покупки. Например, когда чек пробит за месяц до того, как деньги выдали подотчетнику. Четко должны быть указаны и наименования приобретенных товаров, признак расчета и итог.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха

Школа

Проверьте свои знания и приобретите новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.