Учет в сельском хозяйстве

Обязательный документ, который надо выдать всем подотчетникам

26 сентября 2019
10
Средний балл: 0 из 5

Теперь при расчетах между двумя организациями и предпринимателями продавец обязан выдавать кассовый чек с дополнительными реквизитами. Среди них наименование и ИНН покупателя — организации или индивидуального предпринимателя. Эти реквизиты продавец включает в чек на основании доверенности (письмо Минфина от 19.10.2018 № 03-01-15/75371).

Часто у подотчетника никто не спрашивает, для кого он покупает товары. В магазине кассир оформляет чек на физлицо без ИНН и названия компании. Мы выяснили, вправе ли покупатель учесть расходы на основании такого документа. Заодно расскажем, как гарантированно избежать неприятностей. Также смотрите ответы на вопросы об онлайн-кассах после 1 июля.

Как составить доверенность

Доверенность можно оформить по унифицированным формам № М-2 и № М-2а. Эти бланки почти одинаковые, отличие лишь в том, что в форме № М-2 есть специальный корешок для учета доверенностей в журнале регистрации. Вести такой журнал или нет, каждый решает сам. Если не ведете, то применять проще форму № М-2а. Некоторые поставщики требуют именно эти формы при выдаче товаров со склада. Если таких требований продавец не предъявляет, рекомендуем раздать подотчетникам доверенности по нашему образцу.

Обязательный документ, который надо выдать всем подотчетникам

Во-первых, не придется выдавать отдельную доверенность каждый раз, когда подотчетник отправится за покупками. Ведь в унифицированных бланках надо привести и конкретные товары, и реквизиты продавца. Наша доверенность подойдет для любой ситуации, даже если сотрудник или внештатный специалист приобрел для вас что-то спонтанно. Законодательство позволяет выдать доверенность в произвольной форме на любой срок. Если его не обозначить, то документ будет действовать год с момента выдачи.

Во-вторых, продавец в любом случае укажет в чеке ваши реквизиты. Если же выдавать доверенность по унифицированной форме, то продавец может отказаться оформлять чек на компанию, сославшись на то, что доверенность выдана на получение совершенно иных ценностей от другого юрлица.

Как переучить подотчетников

Допустим, доверенность вы передали подотчетнику. Важно, чтобы он не забывал ее предъявлять всякий раз при расчетах от имени компании. Подскажем, что предпринять.

Во-первых, нужно обеспечить постоянный доступ к бланку. Например, разошлите шаблон доверенности всем подотчетникам на почту или сохраните доверенность в общей папке компании. Оставьте пустое место для данных конкретного работника. Эти меры нужны для того, чтобы подотчетник в любой момент смог распечатать и заполнить бланк. Например, когда доверенность он потерял, оставил у продавца или серьезно повредил.

Во-вторых, запишите во внутренних документах компании, что подотчетники обязаны предъявлять доверенность при расчетах с контрагентами. Например, дополните таким пунктом положение о подотчетных лицах или другой документ, который регулирует порядок работы с деньгами в организации. Образец формулировки мы привели ниже.

Обязательный документ, который надо выдать всем подотчетникам

Можно издать специальный приказ об изменении порядка выдачи денег под отчет. В любом случае с новыми правилами ознакомьте сотрудников под подпись.

В-третьих, установите ответственность за нарушение новых правил. Например, издайте приказ. В нем укажите, что чеки без наименования и ИНН вашей компании от подотчетников принимать не будете. Соответственно, покупки в итоге оплатит подотчетное лицо, а не компания. Также можно пригрозить нерадивым сотрудникам лишением премии. Снижать на усмотрение директора постоянную часть зарплаты — оклад организация не вправе. Но можно удержать долг подотчетника из зарплаты (ст. 137 ТК).

Можно ли учесть расходы по чекам для физлица

Вопрос о том, подтвердят ли расходы компании чеки без ее реквизитов, спорный. С одной стороны, если покупка розничная, то реквизиты компании в чеке роли не играют. Ведь расходы нужно подтвердить и обосновать. Чек подтверждает, что конкретную сумму истратили. Распоряжение директора и авансовый отчет подтвердят, что сотрудник получил деньги на покупки для компании. Эти же документы обоснуют затраты.

С другой стороны, продавец передает покупателю товары в розницу для личного или другого использования, но только не для предпринимательских целей (п. 1 ст. 492 ГК). Инспекторы могут заявить, что раз подотчетник оформил покупку как персональную и для личных нужд, то компания не вправе отразить расходы в налоговом учете. Сработают ли другие доказательства того, что подотчетник купил товары именно для компании, еще неизвестно. Мы задали этот вопрос в Минфине. Нас уверяют, что проблем не будет, если сотрудник что-то купил и после этого принес чек. Если получил аванс под отчет, в чеке должны быть реквизиты компании-покупателя. Но все же рекомендуем не рисковать и приучить подотчетников приносить чеки, оформленные по новым правилам.

Если покупаете товары оптом, то доверенность оформите обязательно. Ведь продавец должен оформить накладную и счет-фактуру, по которым вы заявите НДС к вычету.

logo
Зарегистрируйтесь и продолжите использование сайта! Это бесплатно и займет всего одну минуту!

Вы сможете продолжить чтение этого материала и получите доступ к сервисам для постоянных посетителей сайта. Вам будут доступны:

  • Электронные справочники «Квартальный отчет» и «Расчетчик зарплаты»
  • Шаблоны и формы, необходимые в ежедневной бухгалтерской работе.
  • Он-лайн калькуляторы
  • Специальный Бухгалтерский календарь
  • Сервис «Ответ за 24 часа»
  • Обучение в Высшей Школе Главбуха

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.